Jouw gegevens verdienen duidelijke uitleg en zorgvuldige bescherming
Hier lees je welke persoonsgegevens Versacare kan verwerken, waarom dat nodig is, met wie gegevens kunnen worden gedeeld en welke keuzes en rechten je hebt.
Wie bepaalt wat er met gegevens gebeurt?
Versacare is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via de website, bij contact, tijdens een aanmelding en in het kader van begeleiding worden ontvangen.
- E-mail voor privacyvragen: info@versacare.nl
Welke gegevens kunnen we verwerken?
Welke gegevens nodig zijn, hangt af van je vraag, de soort begeleiding en de manier waarop die wordt gefinancierd. We verwerken dus niet in iedere situatie alle onderstaande gegevens.
Identificatie, contact en administratie
- naam, adres, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer;
- gegevens over ouders, verzorgers, vertegenwoordigers, verwijzers en andere betrokkenen;
- indicatie-, financierings- en verzekeringsgegevens die voor de ondersteuning of declaratie nodig zijn;
- nationaliteit, burgerlijke staat en burgerservicenummer (BSN), maar alleen wanneer verwerking daarvan noodzakelijk en wettelijk toegestaan of verplicht is.
Begeleiding en cliëntdossier
- de hulpvraag, hulpverleningsgeschiedenis, doelen, afspraken, begeleidingsplannen, evaluaties en voortgang;
- informatie over wonen, gezin en relaties, dagbesteding, onderwijs, werk, financiën en vrijetijdsbesteding;
- informatie over praktisch en sociaal-emotioneel functioneren;
- gegevens over gezondheid, zelfzorg, gedrag, veiligheid, middelengebruik of politie en justitie, uitsluitend voor zover die informatie relevant en noodzakelijk is voor de hulpverlening;
- andere gevoelige persoonlijke informatie, bijvoorbeeld over seksualiteit, alleen als dit noodzakelijk is voor de hulpvraag en zorgvuldig kan worden verwerkt.
Contact en websitegebruik
- correspondentie, gespreksnotities en documenten die je zelf of een bevoegde betrokkene aanlevert;
- technische gegevens zoals IP-adres, browser- en apparaatinformatie, formulierbeveiliging en geanonimiseerde of beperkte gebruiksgegevens.
Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, verwerken we alleen als daarvoor een geldige wettelijke uitzondering bestaat en dit voor de hulpverlening of een andere duidelijke taak noodzakelijk is.
Waarom gebruiken we persoonsgegevens?
Versacare kan persoonsgegevens verwerken om:
- vragen te beantwoorden en contact op te nemen;
- een aanmelding te beoordelen en een kennismaking voor te bereiden;
- de identiteit van een cliënt zorgvuldig vast te stellen wanneer dat wettelijk nodig is;
- een passend begeleidingsplan en evaluatieplan op te stellen;
- begeleiding te plannen, uit te voeren, te evalueren, bij te stellen en af te ronden;
- zorgvuldig af te stemmen met bevoegde betrokkenen en professionals;
- kwaliteit, veiligheid, klachten en incidenten te behandelen;
- planning, contractbeheer, declaraties en controles door bevoegde financiers af te handelen;
- administratieve, financiële en wettelijke verplichtingen na te komen;
- de website te beveiligen en, na toestemming waar dat nodig is, het gebruik te analyseren.
Afhankelijk van het doel baseren we de verwerking bijvoorbeeld op voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming. Als toestemming de grondslag is, kun je die voor de toekomst intrekken.
Willen we gegevens later gebruiken voor een doel dat niet goed aansluit op het oorspronkelijke doel? Dan beoordelen we eerst of dit is toegestaan en informeren we je wanneer dat volgens de AVG nodig is.
Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?
We delen persoonsgegevens niet zonder reden. Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden ontvangen door:
- medewerkers en begeleiders die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben;
- ouders, wettelijke vertegenwoordigers, naasten of andere personen uit je sociale netwerk, binnen de regels over leeftijd, zeggenschap, toestemming en veiligheid;
- verwijzers, gemeenten en andere financiers wanneer gegevens nodig zijn voor de opdracht, verantwoording, declaratie of een toegestane controle;
- artsen, therapeuten en andere zorg- of hulpverleners wanneer afstemming voor de begeleiding nodig en toegestaan is;
- jeugdbescherming, jeugdreclassering, de Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis of vergelijkbare instanties als hiervoor toestemming, een wettelijke verplichting of een andere geldige grondslag bestaat;
- toezichthouders of andere instanties als een wettelijke plicht dit vereist;
- leveranciers voor hosting, e-mail, administratie, formulierverwerking, beveiliging en websiteanalyse.
We delen niet automatisch een volledig dossier. Waar mogelijk beperken we de verstrekking tot de gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn. Als informeren over een wettelijk verplichte verstrekking niet is toegestaan, kan het zijn dat we je daarover niet of niet direct mogen informeren.
Leveranciers die namens Versacare persoonsgegevens verwerken, mogen die gegevens alleen gebruiken voor de afgesproken dienstverlening. Waar nodig worden afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, moeten daarvoor passende waarborgen gelden.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopende juridische verplichting een langere termijn vraagt.
- Vragen en aanmeldingen worden bewaard zolang dat nodig is om contact en opvolging af te ronden.
- Komt na een aanmelding of intake geen begeleiding tot stand, dan verwijderen we de verzamelde gegevens zodra ze niet meer nodig zijn, tenzij een wettelijke plicht, veiligheidsbelang of mogelijke rechtsvordering langer bewaren rechtvaardigt.
- Een dossier over jeugdhulp wordt in beginsel minimaal twintig jaar na het einde van de hulp bewaard. Langer bewaren kan nodig zijn als dit voor goede hulpverlening of vanwege een andere wettelijke reden noodzakelijk is.
- Voor Wmo-ondersteuning, overige zorg en andere dossiers kan een andere termijn gelden. Die termijn wordt bepaald door het toepasselijke wettelijke kader, contractuele afspraken en het doel van het dossier.
- Financiële administratie wordt bewaard volgens de fiscale bewaarplichten.
- Een ingetrokken cookievoorkeur kan lokaal in je browser bewaard blijven totdat je die verwijdert of opnieuw kiest.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn verwijderen of anonimiseren we de gegevens. Je kunt contact opnemen als je wilt weten welke termijn in jouw situatie geldt.
Hoe beschermen we persoonsgegevens?
We nemen passende organisatorische en technische maatregelen die zijn afgestemd op de gevoeligheid van de gegevens en de risico’s van de verwerking. Daarbij kan het onder meer gaan om:
- toegang op basis van rollen en werkzaamheden;
- sterke wachtwoorden en waar passend meerfactorauthenticatie;
- beveiligde verbindingen en versleuteling waar dat passend is;
- beveiligde systemen, netwerkmaatregelen, back-ups en zorgvuldig accountbeheer;
- geheimhouding, afspraken met leveranciers en procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.
Geen enkele digitale verwerking is volledig zonder risico. Vermoed je dat gegevens verkeerd zijn terechtgekomen? Mail dan zo snel mogelijk naar info@versacare.nl en vermeld geen extra gevoelige informatie die niet nodig is voor de melding.
Welke keuzes en rechten heb je?
Afhankelijk van de situatie kun je vragen om:
- inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
- correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
- verwijdering of beperking van verwerking;
- overdracht van gegevens in een gangbaar digitaal formaat;
- bezwaar tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
- intrekking van toestemming, wanneer de verwerking daarop berust.
Stuur je verzoek naar info@versacare.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit en bevoegdheid zorgvuldig te controleren. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de AVG meer tijd toestaan; in dat geval laten we binnen de eerste maand weten waarom verlenging nodig is.
Gaat je verzoek over feitelijk onjuiste informatie in een jeugdhulpdossier, dan kun je om correctie vragen. Een professionele indruk of mening kan niet altijd worden gewijzigd, maar je kunt wel vragen om jouw eigen standpunt aan het dossier toe te voegen.
Hoe houden we rekening met leeftijd en zeggenschap?
Versacare begeleidt ook kinderen en jongeren. Bij het verwerken en delen van hun gegevens houden we rekening met leeftijd, begrip, wettelijke vertegenwoordiging, de aard van de hulp en de regels die op de situatie van toepassing zijn.
We leggen informatie zo begrijpelijk mogelijk uit en bespreken wie mag meebeslissen of gegevens mag ontvangen. Als belangen botsen of er zorgen zijn over veiligheid, wegen we zorgvuldig af welke route passend en wettelijk toegestaan is.
Niet duidelijk of niet tevreden?
Stel je vraag eerst aan Versacare via info@versacare.nl. Vermeld bij een privacyverzoek duidelijk om welk recht of welke verwerking het gaat.
Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt ook juridisch advies vragen.
Versacare kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, website of wetgeving verandert. Op deze pagina staat altijd de actuele versiedatum.
Wil je weten wat dit voor jouw situatie betekent?
Mail je vraag of verzoek. Deel in je eerste bericht alleen de informatie die nodig is om je vraag te begrijpen.